Malzemelerin tam olarak nereden geldiğini ve nereye gittiklerini bilmek zor ve zahmetli bir iştir. Ancak bu, malzemeleri tedarik zincirinde geriye ve ileriye doğru izleyebilmeyi sağlamamanın olası sonuçlarıyla yüzleşmekten çok daha kolaydır.
Prof. Dr. Y. Birol SAYGI / Alanya Üniversitesi
Yiyecek ve içecek üreticileri birçok alanda uzman olmalıdır. Yeni ürün geliştirme ve son derece teknik süreçlerden şirket kültürü ve kârlılığa kadar, işletmelerin ele alması gereken kritik alanlar vardır. Bunların tümü dikkatli planlama ve mükemmel eğitim gerektirmektedir. Yine de yukarıdakilerin hiçbiri izlenebilirlik konusu kadar karmaşık veya önemli değildir. Malzemelerin tam olarak nereden geldiğini ve nereye gittiklerini bilmek zor ve zahmetli bir iştir. Ancak bu, malzemeleri tedarik zincirinde geriye ve ileriye doğru izleyebilmeyi sağlamamanın olası sonuçlarıyla yüzleşmekten çok daha kolaydır.
effaflık, basitçe tedarik zincirinin haritasını çıkarma, bir ürünün bileşenleri, tedarikçilerin adları, tesislerin yerleri, ilgili sertifikalar vb. gibi üst düzey bilgileri toplama faaliyeti olarak görülebilir. Şeffaflık hangi veriler hakkında, kime, ne sıklıkla veya ne zaman şeffaf olunacağı ile tanımlanır
- Kim: Kimin tedarik zinciri bilgilerine görünürlüğe ve erişime ihtiyacı var?
- Ne: Hangi bilgiler, hangi formatta ve hangi amaçlarla paylaşılıyor?
- Ne zaman: Bilgiler ne sıklıkla paylaşılacak ve güncellenecek?
Üreticilerin mükemmel izlenebilirlik uygulamalarına öncelik vermesinin bir dizi nedeninin yanı sıra kaynaklara ve ürünlere yönelik tam görünürlüğün daha iyi güvenilirlik ve müşteri memnuniyeti ile sonuçlanabileceği çeşitli yollar vardır. Ayrıca, her birinin kendine özgü faydaları olan, bu kritik cephede iyileştirme için yararlı, kanıtlanmış stratejiler sağlamak için önemlidir.
Üreticilerin izlenebilirlikten beklediği en önemli sonuç nedir?
Eksiksiz izlenebilirlik için çabalamak için dört temel neden
Yasal düzenlemeler, yasanın neyi gerektirdiğini, yasalara nasıl uyulacağını, en iyi uygulamaları ve işletmelerin nelere ihtiyaç duyduğunu şart koşmaktadır. Tedarik zincirinin her bölümü, aldıkları ve tedarik ettikleri tüm gıdaları takip edebilmelidir. Düzenlemeler, şu konularda tavsiye ve en iyi uygulamaları içermektedir:
- İzlenebilirlik sistemleri,
- Karar verme ve geri çekme veya geri çağırma gerçekleştirme,
- Görev ve sorumluluklar,
- Tüketicilere bir gıda geri çağırma hakkında nasıl bilgi verilir.
Yiyecek ve içecek üreticilerinin bu rehberliğe uyması için en ikna edici nedenler şunlardır;
Yönetmeliklere ve standartlara uyumun sürdürülmesi: Yasal düzenlemeler, gıda işi yapan operatörlerin tedarikçiler ve müşteriler için ayrıntılı bilgiler tutması ve ayrıca etiketleri ve tanımlayıcıları uygun şekilde uygulaması gerektiğini belirtir. Ayrıca, belirlenen standartlar kritik derecede önemlidir. Bu standartları takip etmek, kuruluşun Tehlike Analizi Kritik Kontrol Noktası (HACCP), İngiliz Perakende Konsorsiyumu (BRC) ve Uluslararası Gıda Standartları (IFS) kurallarına da uymasını sağlar.
BRC, gıda güvenliği ve operasyonel kontroller için iyi bilinen bir başka standart seti de BRCGS Küresel Gıda Güvenliği Standardı tarafından oluşturulanlardır. 130 ülkede 20.000’den fazla tesis tarafından benimsenen standart, 20 yılı aşkın bir süredir standartları belirliyor ve en büyük 10 küresel perakendecinin % 70’i ve en iyi üreticilerin % 50’si tarafından kabul edilmektedir. Ağustos 2022’de yayınlanan 9. Sayı ile BRCGS, gıda ve bileşen üretimi, işleme ve paketleme endüstrisinde ürün güvenliği, bütünlüğü, yasallığı ve kalitesini ve bu kriterler için operasyonel kontrolleri yönetmek için bir çerçeve sağlamayı amaçlamaktadır.
Yönetmeliklerin dışında faaliyet gösterdiği tespit edilen şirketler para cezaları ve potansiyel olarak daha kötü cezalarla karşı karşıya kalmaktadır. Bu nedenle tam uyumluluğu garanti etmemek için hiçbir mazeret yoktur. Neyse ki, kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümleri gibi teknolojiler, otomatik kalite kontrolleri ve anormallikler tespit edildiğinde ekranda verilen uyarılarla gerekli standartlara bağlı kalmayı çok daha basit bir süreç haline getirmektedir.
Geri çağırma ve denetim hazırlığının sağlanması: Karmaşık süreçlerde, özellikle karmaşık bir üretim süreci çok sayıda malzeme içerdiğinde hatalar meydana gelebilir. Bir şeyler ters gittiğinde (bir partide süresi dolmuş bir bileşen kullanıldığında veya çoğu şey kirlendiğinde), neyin yanlış gittiğini, neyin kullanıldığını ve etkilenen ürünlerin şu anda nerede olduğunu hemen bilmeniz ve kesin bilgilere sahip olmak gerekmektedir.
Bu, tesislerinizde alerjenlerle uğraşıldığında elbette daha da kritik hale gelmektedir. Tavizsiz gıda güvenliği standartları kendi başlarına bir hedef olmalıdır. Ancak 2020’de Gıda Standartları Kurumu tarafından rapor edilen tüm gıda geri çağırmalarının % 46’sı “hiçbir olay” (alerjenle ilgili bir geri çağırmayı tetikleyen kolayca önlenebilir paketleme ve etiketleme hataları) olarak sınıflandırılmayacak olup bu da gıda tesislerinde uygun prosedürlere daha fazla önem verilmesi gerektiği açıktır.
Bu, izlenebilirlik ihtiyacını daha da belirgin hale getirmektedir. Uygun yazılımlar ile verileri tek bir veritabanında toplayıp derleyerek ve gerçek zamanlı olarak güncelleyerek, tedarik zincirinin herhangi bir aşamasında kaynaklarınızın nerede olduğunu her zaman bilinir ve kontaminasyonu bireysel çalıştırmalara ve partilere göre daraltabilir, böylece tam olarak neyin riske atıldığını bilinir.
Risk değerlendirme gereksinimleri
Bir geri çağırmanın gerekli olup olmadığını belirlemek için aşağıdaki adımları önemlidir;
- Tehlike tanımlaması: Belirli bir gıdayla ilişkili potansiyel sağlık etkilerinin belirlenmesi
- Tehlike karakterizasyonu: Olumsuz sağlık etkisinin doğasının değerlendirilmesi
- Maruz kalma değerlendirmesi: Söz konusu gıdanın alınma olasılığının ölçülmesi
- Risk karakterizasyonu: Riski ve ilgili belirsizlikleri tahmin etmek için yukarıdakilerin birleştirilmesi
Atık ve bozulmanın azaltılması: Önceki bölümden mantıksal olarak, kontaminasyonu sınırlamak ve olumsuz etkilerini kontrol etmek için önlemler alan bir işletmenin aynı zamanda daha az israf edeceği sonucu çıkmaktadır. Üretimdeki hatalar nedeniyle partilerin hurdaya ayrılması gerekmeyecektir. Bu nedenle satınalınan hammaddelerden daha fazlasını alınacaktır. Çünkü daha fazlası satılabilecek uygun ürünlerle sonuçlanacaktır.
ERP platformlarının izlenebilirlik özellikleri ayrıca içerikler hakkında eksiksiz veri toplar ve tutar. Böylece tam olarak neye sahip olunduğu, neye ihtiyaç olduğu ve “ilk giren ilk çıkar” (FIFO) veya “ilk son kullanma, ilk çıkar” (FEFO) metodolojisine göre bundan sonra ne kullanılması gerektiğidir. Bu da satın alma planını bilgilendirir. Böylece arama yapabilir ve ihtiyaç olan kaynaklara yeterince (fazla değil) sahip olunduğundan emin olunabilir.
İtibarın korunması ve talebin sürdürülmesi: Yiyecek ve içecek işletmeleri, popüler bir yeni ürünü piyasaya sürmek veya sürdürülebilirlikte ilerleme kaydetmek gibi bazı nedenlerle haberlerde yer almak istemektedir. Ancak kesinlikle bir geri çağırma veya başka bir gıda güvenliği sorunuyla gelen olumsuz basın fırtınasından kaçınmayı tercih etmektedir. Bu türden ciddi bir olay, yalnızca kuruluşun itibarına zarar vermekle kalmaz, aynı zamanda gelecekte talebi de azaltır.
Yapılan bir ankette, tüketicilerin % 55’inin bir geri çağırmanın ardından en azından geçici olarak marka değiştirdiğini, % 15’inin geri çağrılan ürünü bir daha asla satın almayacağını ve % 21’inin sorumlu markanın tüm ürünlerinden kaçınacağını ifade etmiştir. Üstün izlenebilirlik önlemlerine sahip yiyecek ve içecek şirketleri, daha iyi tüketici güveninin ve daha istikrarlı operasyonların keyfini çıkarmaktadır.
Daha iyi izlenebilirlik elde etmenin yolları
Kurumsal kaynak planlaması ya da işletme kaynak planlaması, işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Çoğu yiyecek ve içecek işletmesi, bireysel bir sabit diske kaydedilmiş kalem ve kağıt kayıtları veya elektronik tablolar olsa bile en azından bir tür izlenebilirlik yaklaşımına sahiptir. Bu kuruluşlar için, bu alanda gelişme sağlamanın ilk adımı, bu modası geçmiş veri toplama yöntemlerini ortadan kaldırmak ve tamamen dijital bir sisteme (ERP gibi) geçmek olmalıdır.
Barkodlar ve tarayıcılar: Partiler ve ürünler hakkında hızlı bir şekilde bilgi toplamak ve günlüğe kaydetmek için denenmiş ve doğrulanmış bu araçlar, ERP teknolojisi ile birlikte kullanıldığında hala çok etkili olabilir. Tarayıcıları olan bireysel çalışanların, üretim hattı boyunca otomatikleştirilmiş bir tarama sürecinden daha az güvenilir olacağı unutulmamalıdır. Toplu barkod tarayıcılar, kullanım sırasında taranan tüm bilgileri derledikleri ve ardından yerleştirme istasyonlarına geri döndüklerinde verileri bir kerede ilettikleri için daha da fazla verimlilik sunmaktadır. Bu, özellikle büyük bir sipariş alındığında ve sistemin ilgili malzeme ve ürün bilgileriyle güncellenmesi gerektiğinde envanter süreçleri için idealdir.
RFID etiketleri: Radyo frekansı tanımlama (RFID) teknolojisi, bir izlenebilirlik planı oluşturmak için mükemmel bir temel olabilir. Etiketlerin ve uygulamalarının çeşitliliği, neyin nerede olduğunu bilmenin ötesine geçmekte olup sıcaklık ve hatta tüketim alışkanlıklarını izlemek için de kullanılabilirler. Amaca yönelik ERP platformları, RFID’ye dayalı izlenebilirlik yaklaşımlarını güzel bir şekilde barındırabilir ve kuruluşunuzun muazzam miktarda bilgiyi tek bir birleşik arabirimde toplamasına ve analiz etmesine olanak tanımaktadır.
QR kodları: Geleneksel barkodların bir diğer “halefi” olan QR kodları, çok büyük miktarda bilgi yakalayabilir ve taranması da bir o kadar kolaydır. Bu teknoloji özellikle taze ürün işletmeleri arasında popüler hale gelmiştir. Ancak izlenebilirlik çabalarını geliştirmek isteyen tüm yiyecek ve içecek kuruluşlarının çoğuna hizmet edebilir. Barkodlarda olduğu gibi, çalışanlarını hafıza ve doğruluk yükünü hafifletmek için QR kodlarının taranmasını otomatikleştirmek en iyisidir. Sektöre özgü ERP çözümleri, akıllı tarayıcılar ve sensörlerle senkronize olacak şekilde oluşturulmuştur. Bu nedenle QR kod teknolojisini böyle bir sistemle eşleştirmek mantıklıdır.
Otomasyon:Üreticilerin tarama, kontrol etme ve günlüğe kaydetme işlemlerini otomatikleştirmek çok önemlidir. Yalnızca insan hatası riskini azaltmakla ve verimliliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda malzeme hareketinin kesin tarihleri ve saatleri, besin içeriği, içerikler için lot numaraları, kalite güvence okumaları ve eksiksiz mamul sevkiyat verileri dahil olmak üzere eksiksiz bilgileri daha kolay yakalanabilir.
Nesnelerin İnterneti (IoT) teknolojisini kullanan cihazlar bu amaç için mükemmel olup tüm gerçekleri ve rakamları güncel ve kolayca erişilebilir tutmak için ERP platformlarıyla iyi çalışır. Bu tür bir görünürlük, öngörülere göre hızla hareket edilmesine, sorunlardan kaçınma ve ortaya çıkan fırsatlardan yararlanılmasına olanak tanımaktadır.
İzlenebilirlik ile yola çıkmak
Sade ve basit, izlenebilirlik taahhüdü veren yiyecek ve içecek markalarının, bir gıda güvenliği sorununun potansiyel olarak yıkıcı etkileriyle karşılaşma olasılığı daha düşüktür ve tedarik zincirlerini baştan sona çok daha iyi anlarlar. Ayrıca, aksi takdirde maliyetli olabilecek geri çağırma ve geri çekme işlemlerinden de tasarruf sağlarlar. ERP, yiyecek ve içecek işletmeleri için özel olarak oluşturulmuş izlenebilirlik işlevleriyle birlikte gelir ve onlarca yıllık endüstri deneyimiyle tasarlanmıştır. Çözüm ayrıca içeriklerin ve ürünlerin çift yönlü takibi için kullanılan her türlü teknolojiyle entegre olur.
Yiyecek ve içecek üretim endüstrilerinde reçete kontrol ERP işlevleri
Üretim endüstrilerinde reçete kontrolü, hazırlanan her bir nihai ürün partisinin aynı tutarlılık ve kalite seviyelerini korumasını sağladığı için büyük önem taşımaktadır. Etrafında dönen birçok kritik operasyonla, reçete kontrolünün genellikle üretim işletmelerinin yaşam gücü olarak düşünülmektedir. Özellikle, ürün tutarlılığı ve tüketici refahını sağlamak için doğruluk ve güvenliğe daha fazla vurgu yapılan yiyecek ve içecek imalat endüstrisinden bahsedilirse, reçete kontrolü daha da önem kazanmaktadır.
Reçeteler, yiyecek ve içecek üreticilerinin uzun sürelere, diğer kaynakları araştırmak ve geliştirmek için harcadıkları yoğun bir süreçten sonra oluşturulur. Yine de birçok gıda üretim işletmesi, tariflerini hala manuel bir kayıt defterinde veya bir Microsoft Excel dosyasında tutmaktadır.
Yiyecek ve içecek sektörü sürekli değişmektedir. Her gün, rakip işletmeler, yükselen trendlere uyum sağlama, artan tüketici tercihlerini karşılama, en son düzenlemelere ayak uydurma ve pazardaki aksaklıklara tepki verme görevleriyle karşı karşıya kalmaktadır. Bu talepleri karşılamak için çevik kalınmalıdır. Proaktif olmak ve hedeflere doğru güvenle ilerlemek için operasyonlarınızın sorumluluğunu üstlenmek için, amaca yönelik bir Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) çözümünün dijital temeline gereksinim bulunmaktadır. Kurumsal kaynak planlaması ya da işletme kaynak planlaması, işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Bu platformların üreticileri esnek ve yiyecek ve içecek alanındaki değişimlere tepki vermeye ve ortaya çıkan fırsatları yakalamaya hazır tutmasının birçok yolu vardır. Burada, bu amaca hizmet eden sektöre özel ERP sistemlerinin dört özelliği aşağıda detaylandırılmıştır.
Tedarik zincirinin her aşaması için modüller: Günümüzün yiyecek ve içecek tedarik zincirleri, her bir işletmenin uzun bir yolculukta genişlemektedir. Yol boyunca her kuruluşun oynayacağı belirli bir rolü vardır. İzlenebilirliği korumak için hayati ürün bilgilerinin toplanması ve bakımı gibi bazı ortak sorumluluklar olsa da, genellikle yürüttükleri süreçlerde oldukça uzmanlaşmıştır. Gerçekten sektöre uyarlanmış ERP çözümleri, tüm yiyecek ve içecek şirketlerinin aynı olmadığı bilgisi ile oluşturulmuştur. Bu nedenle farklı operasyon türleri için bir dizi özellik sunmaktadır.
İçecek üretiminde hammaddelerin yetiştirilmesi ve işlenmesinden tüketicilere kadar hepsinin tek bir sistem altında birleşmesi, aynı veri tabanı ve arayüzü paylaşması, ERP’nin avantajıdır. Tedarik zincirindeki her ortağın, ayrıntılı düzeyde bir kurumsal çözüme sahip olunacağı garanti edilemese de, tüm operasyonlar için “tek bir gerçek kaynağı” ve tek bir platforma sahip olunduğunu bilmek, ekiplerin ne olursa olsun etkili ve verimli çalışmasına izin vermektedir.
Sektöre özgü araçlar: Yiyecek ve içecek endüstrisinde, yalnızca ürün kategorilerinde değil, aynı zamanda kritik süreçlerinde de farklılık gösteren birkaç farklı sektörler bulunmaktadır. Bu nedenle, işletmeye özel ERP çözümü, piyasadaki çeşitli alt sektörlere özgü yerleşik işlevlerle birlikte gelmelidir. Üreticiler için gerçek ağırlık yönetimi, doğru fiyatlandırmayı sağlamak ve marka itibarını korumak için bir zorunluluktur. Bu arada, birçok taze ürün işletmesinin konsinye takibine ihtiyacı vardır. Uygulamaya değer herhangi bir gıda ERP’si bu özelliği sunmalıdır. Diğer araçlar, alerjen yönetimi veya formül kontrolü için olanlar gibi birden fazla sektörle ilgili olabilir. Ancak belirli bileşenler veya prosedürler söz konusu olduğunda daha önemlidir. İçecek işletmeleri için en iyi ERP, tümü, sistemi hangi koşullarda kullanılırsa kullanılsın optimize etmek amacıyla oluşturulmuştur. Bunlar gibi incelikle uyarlanmış eksiksiz bir araç takımıyla birlikte gelmelidir.
Mobil işlevsellik: Bugün dünyanın ne kadar hızlı hareket ettiği göz önüne alındığında, personelin nerede olurlarsa olsunlar ihtiyaç duydukları sistemlere güvenilir erişime sahip olması hayati önem taşımaktadır. Özellikle Kovid-19 pandemisinin ardından, çalışma sistemlerindeki değişimler ERP’nin, yetkili kullanıcıların sabit bir WiFi bağlantısı ve internet tarayıcısı verilen herhangi bir yerden oturum açmasına izin vererek mevcut durumdaki bu değişikliğe uyum sağlamalıdır.
Yiyecek ve içecek ERP çözümlerinin personelin “mobil olmasını” sağlamanın bir başka yolu da, barkod ve QR kod tarayıcılar dahil olmak üzere bağlı el cihazlarıyla entegrasyonlardır. ERP, veritabanını güncel tutmak, toplanan tüm bilgileri kablosuz olarak içe aktarmak, erişim ve inceleme için anında kullanıma sunmak için bu teknolojilerle birlikte çalışmalıdır.
Bulut dağıtımları: Bulut teknolojisi geniş bir popülerlik kazanmıştır. Uygulamaları genişlemeye devam etmekte olup yiyecek ve içecek ERP platformları çeşitli nedenlerle bu modele geçmektedir. İlk ve en belirgin olanı, bir işletmenin yeni donanım satın almayı gerektirecek fiziksel bir yerinde kurulumdan vazgeçerek elde edebileceği ön tasarruftur. Bunun ötesinde, bulut uygulamaları daha iyi hizmet güvenilirliği ve artan güvenlik önlemleri ile sonuçlanma eğilimindedir. Sistem, yedekli tesis dışı sunucular ve özel BT ekipleri güvencesi sunabilmelidir. Ayrıca, bulut tabanlı yiyecek ve içecek ERP’si tamamen ölçeklenebilirdir. Çünkü tüm yapılandırmalar sağlayıcının uzmanları tarafından uzaktan yönetilir ve güncellemeler otomatik olarak uygulanır. Yeni modüller ve özellikler, şirket içi bir kurulumla çalışmaya başlamalarının ne kadar süreceğine kıyasla daha hızlı kullanıma sunulabilir.
Gelecekteki başarı için esneklik elde etmek çok önemlidir. Yiyecek ve içecek endüstrisinin hareket etme şekli, kuruluşu diken üstünde tutacaktır. Ortamda güvenle gezinmek için doğru temele sahip olmak gerekir ve pazarın dinamik doğasını bilen ve şirketin ihtiyaçlarını anlayan bir sağlayıcıdan bir ERP çözümü, iş için bu temeli oluşturmanın en iyi yoludur. İçecek üretim işletmeleri, reçete kontrolünün uygun şekilde yapılmasını sağlamak için doğru araçlara ihtiyaç duymaktadır. Manuel yöntemler oldukça hataya açıktır ve genellikle sadece parasal açıdan değil, imaj ve itibar açısından da ciddi kayıplara neden olabilir. Bu nedenle daha fazla yiyecek ve içecek üretim şirketi, reçete kontrolü dahil olmak üzere temel kurumsal işlevleri entegre etmek ve otomatikleştirmek için kurumsal kaynak planlama (ERP) çözümlerine güvenmektedir.
Bu tür sistemler, reçete kontrol işlevleriyle yüklü olarak gelir ve üreticilerin reçeteleri oluşturmasına, saklamasına ve ölçeklendirmesine ve değişiklikleri takip etmesine olanak tanımaktadır. Bir reçete yönetim yazılımı, üreticilere, fiziksel özellikleri, versiyonları, revizyonları ve üretim notlarını listeleyen bir malzeme listesi ile gerçek zamanlı tarifleri koruma yeteneği sunarken, kullanıcı tabanlı rol izinleri ile kritik reçete bilgilerine erişimi sınırlayarak reçete güvenliğini sağlamaya yardımcı olmaktadır. Yiyecek ve içecek üretim endüstrileri için bir ERP yazılımının işletmelere kritik formül yönetimi ve reçete kontrol işlevleriyle nasıl yardımcı olabileceğini ayrıntılı olarak aşağıda detaylandırılmıştır.
- Reçete oluşturma ve yönetimi: İyi bir ERP yazılımı, üreticilerin farklı reçeteleri ve versiyonlarını saklamasına ve bunlara erişmesine olanak tanır. Bu tür yazılımlar aynı zamanda reçete sürümü yönetimi ve çoğaltma için kullanımı kolay işlevlerle birlikte gelmektedir.
- Reçete güvenliği: Formüller/tarifler genellikle yoğun araştırma ve sıkı çalışma sonucunda geliştirilir ve bu nedenle korunmaları gerekmektedir. ERP yazılımı, erişim kontrolleri sunarak tarifleri güvende tutar, böylece reçete erişimi ve değişiklik hakları yalnızca ona sahip olması gerekenlerle sınırlıdır.
- Maliyetli formül analizi: Maliyet analizi özellikleri sayesinde, bir ERP yazılımı, üreticilerin tüm unsurları ve farklı maliyetlendirme yöntemlerini göz önünde bulundurarak farklı varsayımlara dayanarak ürünün ayrıntılı düzeyde doğru maliyetlendirmesini gerçekleştirmelerine ve ayrıca karlı senaryoları tahmin etmelerine olanak tanımaktadır.
- Versiyon kontrolü: Üreticiler için bir diğer önemli reçete kontrol işlevi de versiyon kontrolüdür. Onlara tariflerde hangi değişikliklerin yapıldığını ve kimin tarafından yapıldığını takip etme yeteneği sunar ve değişikliklerin tarihsel bir görünümünü sunar. Bu, düzenleyici denetimler sırasında üreticiler için özellikle yararlıdır.
- Formül karşılaştırması: ERP yazılımı, gıda üreticilerinin içerik, işçilik ve diğer özellikler açısından birden fazla tarifi karşılaştırmasına olanak tanımaktadır. Bu özellik, üreticilere mevcut formüller/tarifler ile ilgili karar vermede yardımcı olmaktadır.
- Ağırlık ve hacme göre malzeme ikamesi: Bir yiyecek ve içecek ERP’si, aynı zamanda, yeni malzemenin gerekli olan belirli yüzdesine dayalı olarak, seçilen herhangi bir formül/tarifler aralığında bir malzemeyi ikame etme özelliğine de sahiptir. Ayrıca, stokta olmayan malzemeyi ikame etmek için envanterinizde bulunan alternatiflerin belirlenmesine de yardımcı olmaktadır.
- Formül boyutlandırma: İçecek ERP yazılımının formülasyon modülü, üreticilerin formüllerini hem ağırlık hem de hacim olarak boyutlandırmasına olanak tanımaktadır. Bu şekilde üreticiler, müşterilerinin farklı gereksinimlerini kolayca karşılayabilir ve uzun teslim sürelerinden kaçınabilir.
- Geri alma: Herhangi bir yiyecek ve içecek üreticisi için, gerektiğinde istenen formüle geri dönme yeteneği bir zorunluluktur. ERP yazılımının formülasyon yönetimi ve reçete kontrol işlevleri, üreticilerin istedikleri zaman önceki formüle geri dönmelerine ve geniş veritabanlarını sorunsuz bir şekilde yönetmelerine olanak tanıyan formül geri alma özelliği sunmaktadır.
- Ölçüm dönüştürme: İçecek üretimi için iyi bir ERP yazılımı, üreticilere satın alma, üretim, depolama, envanter, satış ve nakliye dahil olmak üzere her düzeyde kullanılabilir hale getirmenin yanı sıra birden fazla ölçü birimi dönüştürme desteği sunmaktadır.
- Verim yönetimi: ERP sistemi tarafından sunulan reçete kontrol işlevi, üreticilerin verimleri tahmin etmelerine, üretimi ölçeklendirmelerine, ölçek verimlerini formül (içerik seviyesi) veya üretim (bitmiş ürün) seviyesinde yukarı ve aşağı doğru tahmin etmelerine olanak tanımakta ve aynı zamanda gerçek verimlerin standartlarla karşılaştırılması için destek sunmalıdır.
- Arşivleme: Formülasyon yönetimi ve reçete kontrolü işlevi, gıda üreticilerinin tarifleri çok uzun süre arşivleyebilmesine de olanak tanımaktadır. Bu olgu, özellikle geri çağırma ve alerjen uyarıları için yararlıdır.
Ayrıca, yazılım sunduğu güçlü bir formülasyon yönetimi ve reçete kontrol işlevi gibi başka bazı önemli özellikler de olmalıdır. Ürünlerin, ortak ürünlerin ve yan ürünlerin maliyetlendirilmesine tam destek ve malzemelerin izlenmesine, formüllerin ve tariflerin çoğaltılmasına ve güncellenmesine izin vermelidir. Alerjen yönetimini ve uyarıları ile raf ömrü yönetimini desteklemelidir. Formüllerin iş emri entegrasyonuna ve reçete incelemesine izin vermelidir. İçerik orantılama ve içerik izlenebilirliği için destek sunmalı ve verim izleme karşılaştırmasına izin vermelidir.
Tedarik zinciri yönetiminde izlenebilirlik neden önemlidir?
- Ürün kalitesini optimize etmek: Tedarik zincirinde yüksek ürün kalitesini korumak için izlenebilirlik önemlidir. İşletmelerin mal ve hizmet akışını izlemesine ve izlemesine olanak tanıyarak kalite sorunlarını erken tespit etmelerine ve çözmelerine olanak tanır. Bu proaktif yaklaşım, ürünün geri çağrılmasını önlemeye yardımcı olur, müşteri memnuniyetini artırır ve markanın itibarını korur.
- Örneğin gıda endüstrisinde izlenebilirlik sistemleri, ürünlerin çiftlikten sofraya olan yolculuğunu takip edebilir. Bir ürün partisinin kontamine olduğu tespit edilirse sistem, hızlı bir şekilde belirli çiftliğe ve partiye kadar takip edebilir ve hedeflenen geri çağırmaya olanak tanır. Bu hassasiyet yalnızca tüketicilerin güvenliğini sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda genel geri çağırmayı önleyerek şirketler üzerindeki mali etkiyi de sınırlandırmaktadır.
- Yasal gereksinimlerin karşılanması: Endüstri düzenlemelerine bağlılık, izlenebilirliğin önemli olmasının bir diğer önemli nedenidir. Gıda ve ilaç endüstrileri gibi birçok sektörün katı ürün işleme ve dağıtım kuralları vardır. İzlenebilirlik sistemleri işletmelerin bu standartları karşılamalarına yardımcı olarak ceza ve hukuki sıkıntıların önlenmesini sağlar. Sağlam bir izlenebilirlik sistemi, üreticilerin düzenlemelere uymasına yardımcı olur ve gıda güvenliğini sağlar.
- Tedarik zinciri içgörüsünün geliştirilmesi: İzlenebilirliğin yerinde olması, tedarik zinciri boyunca görünürlüğü artırır. Bu görünürlük, işletmelerin gecikmeleri, verimsizlikleri veya iyileştirilmesi gereken alanları belirlemesine yardımcı olur. Bu bilgilerle operasyonları optimize edebilir, maliyetleri azaltabilir ve teslimat hızını artırarak düzenleyici taleplere uygunluğu sağlayabilirler.
- Markayı korumak: Ürün geri çağırmaları veya kalite sorunları gibi durumlarda izlenebilirlik verileri, sorunun kaynağının tam olarak belirlenmesi ve hızlı bir şekilde ele alınması açısından çok değerlidir. Bu hızlı yanıt, müşteriler üzerindeki olumsuz etkilerin sınırlandırılmasına yardımcı olur ve markanın imajını korur. İade yönetimi ve izlenebilirliğin birleştirilmesi burada çok önemli bir rol oynayabilir. Örneğin üretici, iade edilen ürünlerin kusurlu bir partiden olup olmadığını hızlı bir şekilde belirleyerek iadeleri etkili bir şekilde yönetmek için izlenebilirliği kullanmaktadır. Bir kusurun belirli bir üretim hattına veya zaman dilimine kadar takip edilmesi durumunda üretici, sorunu izole ederek daha fazla iadeyi önleyebilir ve müşterinin güvenini koruyabilir. Bu hızlı tanımlama ve çözüm süreci, getirilerin hem çevre hem de şirketin itibarı üzerindeki etkisini en aza indirmeye yardımcı olur.
- Sürdürülebilirliğin desteklenmesi: İzlenebilirlik aynı zamanda tedarik zincirindeki sürdürülebilirlik çabalarını da destekler. Şirketler, mal ve hizmetlerin hareketini izleyerek israfı en aza indirme, verimliliği artırma ve çevresel ayak izlerini azaltma fırsatlarını tespit edebilir. Bu sadece sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşılmasına yardımcı olmakla kalmıyor, aynı zamanda giderleri azaltıyor ve şirketin çevreye duyarlı tüketiciler açısından çekiciliğini artırıyor.
Tedarik zinciri operasyonlarında izlenebilirlik nasıl sağlanır?
Tedarik zincirinizi yönetirken izlenebilirliğe ulaşmak, ileri teknoloji kullanmayı ve verimli veri işlemeyi gerektirir. Şirketlerin tedarik zincirlerinde izlenebilirliği sağlamak için izleyebileceği adımlar şunlardır:
- İzlenebilirlik hedeflerinin tanımlanması: Operasyonlar için izlenebilirliğin neden gerekli olduğunu anlaşılmalıdır. Hammaddelerin menşei, üretim süreçlerinin ayrıntıları ve bitmiş ürünlerin tüketiciye giden yolu gibi ilgi çekici veri noktaları belirtilmelidir. Net hedefler belirlemek, uygulamanıza rehberlik edecek ve ürün kusurları veya müşteri memnuniyetsizliğindeki kalıpları belirlemek için iadeleri takip etmek de dahil olmak üzere izlenebilirlik çabalarının etkinliğini değerlendirmeye yardımcı olacaktır.
- İzleme için temel verilerin belirlenmesi: İzlenebilirliği sağlamak amacıyla izleme için gerekli olan önemli veri noktaları belirlenmelidir. Bu genellikle parti numaraları, üretim tarihleri, tedarikçi bilgileri, nakliye rotaları ve teslimat programları gibi ürün ayrıntılarını içermektedir. İade yönetimi bağlamında, iade nedenleri, iade tarihleri ve iade edilen ürünlerin durumu dahil olmak üzere ürün iadeleriyle ilgili verilerin takip edilmesi önemlidir.
- Doğru teknolojiye yatırım yapılmalıdır: Veri toplamayı otomatikleştirmek amacıyla kablosuz izleme için barkodları, RFID etiketlerini ve gerçek zamanlı gönderi güncellemeleri için GPS kullanılmalıdır. İade edilen ürünlerin kolayca tanımlanmasını ve işlenmesini sağlayan teknoloji, iadelerin yönetilmesi ve verimli yeniden stoklama, geri dönüşüm veya imha işlemlerinin kolaylaştırılması açısından çok önemlidir.
- Tedarik zincirinin haritası çıkarılmalı ve kritik kontrol noktaları (CCP’ler) belirlenmelidir: Uyumluluk, güvenlik ve kalitenin izlenmesi açısından önemli olan CCP’leri vurgulayarak ürünlerin kaynaktan tüketiciye akışı belgelenmelidir. Tedarik zinciri akışını anlamak, iadelerin nereden kaynaklandığını ve uygulandığını belirlemek açısından önemlidir.
